Die Erstellung von Bedarfsplanungen basiert auf initialen Projektideen. Projektideen, die noch einen Standort und Kapital benötigen, bieten den größten Spielraum, während Projekte mit Bestandsimmobilien die geringsten Freiheitsgrade aufweisen. Für die Entwicklung dieser Ideen ist es wichtig, aktuelle Informationsquellen zu nutzen, wie beispielsweise Marktbeobachtungen, Einschätzungen von standortkundigen Nutzern, Voraussagen über künftige Nutzungsstrukturen und Informationen über moderne städtische Lebensformen.

Das Hauptziel der Bedarfsplanung ist es, die Wünsche und Anforderungen der (voraussichtlichen) Nutzer präzise und umfassend zu erfassen und festzulegen. Dies dient dazu, eine klare „Messlatte für die Projektziele“ zu etablieren. Diese Messlatte ist während aller Phasen des Projekts maßgebend und bietet eine verbindliche Orientierungshilfe darüber, inwieweit die Planungs- und Ausführungsergebnisse die festgelegten Projektziele erreichen.